05.07.2015

Teil 4: Steuerliches Reisekostenrecht für Unternehmer

Serie: Reform des Reisekostenrechts ab 2014

Reform des Reisekostenrechts - L&W 1/2015 (Foto: Fotolia@ Gina Sanders)
Das Bundesfinanzministerium hat Ende 2014 mit einem Anwendungsschreiben erstmals Stellung dazu genommen, wie das neue steuerliche Reisekostenrecht für Unternehmer umzusetzen ist. Die Regelungen entsprechen weitgehend denen für Arbeitnehmer. An einigen Stellen bestehen jedoch weiterhin Unterschiede.
 
Aufwendungen für Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte
Unternehmer können Aufwendungen für ihre Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte wie Arbeitnehmer nur in Höhe der Entfernungspauschale von 0,30 Euro je Kilometer steuerlich als Betriebsausgaben berücksichtigen. Bei der Nutzung eines Firmenwagens dürfen auch darüber hinausgehende Aufwendungen nicht abgezogen werden.
Unter einer Betriebsstätte ist eine von der Wohnung getrennte, dauerhafte und ortsfeste Tätigkeitsstätte des Steuerpflichtigen zu verstehen. Dauerhaft bedeutet, dass die Tätigkeit an diesem Ort unbefristet, für voraussichtlich mehr als 48 Monate oder für die gesamte Dauer der betrieblichen Tätigkeit ausgeübt werden soll. Auch Unternehmer können für jeden ihrer Betriebe beziehungsweise bei mehreren Auftragsverhältnissen innerhalb derselben selbstständigen Tätigkeit nur eine erste Betriebsstätte haben. Anders als bei Arbeitnehmern wird diese jedoch ausschließlich anhand quantitativer Merkmale bestimmt: So ist als erste Betriebsstätte diejenige Tätigkeitsstätte einzustufen, an der der Unternehmer üblicherweise arbeitstäglich, je Woche an zwei vollen Arbeitstagen oder mindestens zu einem Drittel der regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden will. Treffen diese Kriterien auf mehrere Tätigkeitsstätten zu, ist die der Wohnung des Steuerpflichtigen näher gelegene Tätigkeitsstätte die erste Betriebsstätte.
 
Beispiel: Der Landwirt Hansen hat einen landwirtschaftlichen Betrieb in Schleswig-Holstein mit Sauenhaltung und Ferkelaufzucht. Die Sauen befinden sich auf dem Hof, auf dem Hansen auch wohnt. Die Ferkelaufzuchtställe befinden sich 3 km entfernt im Außenbereich. Beide Ställe werden täglich aufgesucht. Ergebnis: Sauen- und Ferkelstall sind zwei Betriebsstätten eines einheitlichen Betriebs, so dass nur eine erste Betriebsstätte bestehen kann. Da beide Ställe täglich aufgesucht werden, ist eine Bestimmung der ersten Betriebsstätte nach quantitativen Merkmalen nicht möglich. In diesem Fall ist der Sauenstall die erste Betriebsstätte, weil dieser Stall näher am Wohnhaus liegt.
 
Erweiterung des Beispiels: Landwirt Hansen hat neben seinem Betrieb in Schleswig-Holstein einen weiteren eigenständigen landwirtschaftlichen Ackerbaubetrieb in Mecklenburg-Vorpommern. Ergebnis: Der Ackerbaubetrieb ist neben dem Schweinebetrieb in Schleswig- Holstein ein eigenständiger Betrieb. Zusätzlich zum Sauenstall in Schleswig-Holstein hat Hansen deshalb in Mecklenburg-Vorpommern nach Reisekostenrecht eine weitere „erste Betriebsstätte“. Fahrten zwischen den Betrieben in Schleswig-Holstein und Mecklenburg-Vorpommern sind grundsätzlich betrieblich bedingt und deshalb unbeschränkt steuerlich absetzbar. Aufpassen muss Hansen nur, wenn er morgens direkt von seinem Wohnhaus in Schleswig-Holstein nach Mecklenburg aufbricht, ohne vorher im Schweinestall gewesen zu sein. Dann zählt der Weg als Fahrt zwischen Wohnung und Betrieb, so dass nur 0,30 € pro Kilometer für die einfache Strecke berücksichtigt werden können.
 
Die Regelungen für Arbeitnehmer zum Sammelpunkt, einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet sowie dem Besuch von Bildungseinrichtungen sind für Unternehmer entsprechend anwendbar (vergleiche Land und Wirtschaft Ausgabe 1/2014). Ein häusliches Arbeitszimmer wird grundsätzlich nicht als Betriebsstätte anerkannt – weder für Arbeitnehmer noch für Unternehmer.
 
Verpflegungspauschalen als Betriebsausgaben
Auch die lohnsteuerlichen Regelungen zu den Verpflegungsmehraufwendungen können beziehungsweise müssen bei der Gewinnermittlung angewendet werden. Ein Abzug der tatsächlich anfallenden Verpflegungskosten ist nicht zulässig. Bei einer Auswärtstätigkeit von einem Tag, an dem der Unternehmer mehr als acht Stunden abwesend ist, sind 12 Euro als Betriebsausgabe pauschal abziehbar. Bei mehrtägigen Dienstreisen können – unabhängig von einer Mindestabwesenheitszeit – für den An- und Abreisetag Verpflegungspauschalen in Höhe von jeweils 12 Euro angesetzt werden. Für die Zwischentage mit 24 Stunden Abwesenheit liegen die abziehbaren Betriebsausgaben bei 24 Euro pro Tag. Bei längerfristiger beruflicher Tätigkeit am selben Ort ist der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen außerdem auf die ersten drei Monate der Tätigkeit beschränkt.
 
Beispiel: Landwirt Petersen besucht eine eintägige Fachveranstaltung. Die Abwesenheitszeit beträgt neun Stunden. Für das Mittagessen fallen tatsächliche Bewirtungskosten von 25 Euro an. Als Betriebsausgabe darf aber lediglich die Verpflegungspauschale von 12 Euro angesetzt werden.
 
Auch wenn dem Unternehmer während der Auswärtstätigkeit unentgeltlich eine Mahlzeit von einem Geschäftspartner zur Verfügung gestellt wird oder er anlässlich einer betrieblich veranlassten Reise Bewirtungsaufwendungen für Geschäftspartner trägt, sind die Verpflegungspauschalen maßgeblich. Eine Kürzung der Verpflegungspauschalen wie bei Arbeitnehmern findet nicht statt.
 
Unterkunftskosten
Müssen Unternehmer während einer Auswärtstätigkeit außerhalb ihrer Wohnung übernachten, können die Unterkunftskosten in den ersten 48 Monaten der Auswärtstätigkeit in der tatsächlich anfallenden Höhe als Betriebsausgaben angesetzt werden. Dauert die Auswärtstätigkeit länger an, dürfen höchstens 1.000 Euro pro Monat als Betriebsausgabe angesetzt werden. Wird in der Rechnung nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung ausgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen, so muss der Gesamtrechnungsbetrag pauschal um die Verpflegungsanteile gekürzt werden. Als Kürzungsbeträge sind für ein Frühstück im Inland 4,80 Euro und für ein Mittag- und Abendessen jeweils 9,60 Euro anzusetzen. Bei Übernachtung im Ausland gelten länderspezifisch abweichende Pauschalbeträge.
 
Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung
Für die entstehenden Mehraufwendungen, die aufgrund einer doppelten Haushaltsführung anfallen, gelten die lohnsteuerlichen Regelungen dem Grunde und der Höhe nach entsprechend.