10.16.2014

Teil 3: Unterkunftskosten bei Auswärtstätigkeit und doppelter Haushaltsführung

Serie: Reform des Reisekostenrechts ab 2014

L & W 3/2014: Abrechnung (Foto: nmann77)

In den ersten beiden Teilen der Serie zur Reform des Reisekostenrechts ging es um die steuerliche Berücksichtigung von Fahrtkosten sowie von Verpflegungsmehraufwendungen und gewährte Mahlzeiten. Der dritte Teil widmet sich der steuerlichen Behandlung von Unterkunftskosten.

Um Unterkunftskosten steuerlich richtig einzuordnen und zu behandeln, ist zunächst zu unterscheiden, ob diese während einer Auswärtstätigkeit oder durch doppelte Haushaltsführung angefallen sind.

Unterkunftskosten bei Auswärtstätigkeit

Werden Arbeitnehmer aus beruflicher Veranlassung auswärts tätig und müssen deswegen außerhalb ihrer Wohnung übernachten, können die Unterkunftskosten entweder vom Arbeitgeber in der tatsächlich angefallenen Höhe oder in Form eines Pauschbetrages steuerfrei erstattet werden. Ohne Einzelnachweis können pauschal 20 Euro je Übernachtung steuerfrei erstattet werden. Bei Erstattung der tatsächlichen Kosten muss eine entsprechende Rechnung für die Übernachtung vorliegen.

Zu den Unterkunftskosten gehören beispielsweise die Kosten eines Hotelzimmers, eines möblierten Zimmers oder einer Wohnung. Verpflegungskosten gehören nicht dazu.

In der Praxis weisen Hotelrechnungen häufig die Kosten für Unterbringung und Verpflegung nicht einzeln aus. In diesen Fällen ist der Gesamtpreis um die anteiligen steuerlichen Verpflegungspauschalen zu kürzen. Die Kürzung für ein Frühstück beträgt 4,80 Euro und für ein Mittag- und Abendessen jeweils 9,60 Euro.

Mit dem erneuerten Reisekostenrecht wurde eine neue zeitliche Begrenzung eingeführt: Im Inland können Unterkunftskosten für Einzelübernachtungen ab 2014 nur noch in den ersten 48 Monaten der Auswärtstätigkeit in unbegrenzter Höhe steuerlich berücksichtigt werden. Dauert die auswärtige Tätigkeit am selben Ort länger als 48 Monate an, können höchstens 1.000 Euro pro Monat geltend gemacht werden. Von ein und derselben Tätigkeitsstätte wird ausgegangen, wenn der Arbeitnehmer dort mindestens an drei Tagen pro Woche arbeitet. Erst wenn die Auswärtstätigkeit am selben Ort für mindestens sechs Monate unterbrochen ist, beginnt die 48-Monats- Frist erneut.

Wenn die Unterkunftskosten vom Arbeitgeber nicht erstattet werden, können Arbeitnehmer die tatsächlich selbst getragenen und durch Belege nachgewiesenen Kosten als Werbungskosten in ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung absetzen.

■ Private Mitveranlassung von Unterkunftskosten

Über die Aufteilung von Fortbildungs- und Unterkunftskosten bei privater Mitveranlassung hatte Land & Wirtschaft in Ausgabe 1/2013 ausführlich berichtet.

■ Unterkunftskosten bei doppelter Haushaltsführung

Eine doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes, an dem er mit seinem Hauptwohnsitz gemeldet ist, berufsbedingt einen weiteren, eigenen Hausstand unterhält. Beispiel: Arbeitnehmer A wohnt zusammen mit seiner Ehefrau in einem Einfamilienhaus in Z. Seine erste Tätigkeitsstätte befindet sich im 200 km entfernt liegenden Y. A hat somit einen berufsbedingten Zweiwohnsitz in Y.

Befindet sich die Zweitwohnung nicht direkt am Ort der ersten Tätigkeitsstätte, ist dennoch von einer doppelten Haushaltsführung auszugehen, wenn der Weg zwischen Zweitwohnung und erster Tätigkeitsstätte mindestens um die Hälfte kürzer ist, als die kürzesten Straßenverbindung zwischen Hauptwohnung und dem Arbeitsplatz. Beispiel: Wie Beispiel oben: Arbeitnehmer A nimmt sich jedoch eine Zweitwohnung in X, 50 km von der ersten Tätigkeitsstätte in Y entfernt. Die Zweitwohnung in X liegt weniger als die Hälfte von der Hauptwohnung Z zur ersten Tätigkeitsstätte entfernt (200 km : 2 = 100 km > 50 km) und ist somit steuerlich als Zweitwohnung anzuerkennen.

Der Gesetzgeber hat mit dem neuen Reisekostenrecht die Definition eines eigenen Hausstandes konkretisiert. Ein eigener Hausstand liegt nur dann vor, wenn der Arbeitnehmer selbst oder auch dessen Ehegatte beziehungsweise Lebenspartner Eigentümer oder Mieter der Wohnung ist. Zusätzlich fordert die Finanzverwaltung einen Nachweis über die finanzielle Beteiligung des Arbeitnehmers an den Kosten der Lebensführung. Um einen eigen Hausstand außerhalb seiner Hauptwohnung geltend machen zu können, muss der Arbeitnehmer regelmäßig mindestens zehn Prozent der anfallenden laufenden Kosten, die durch die doppelte Haushaltsführung entstehen, tragen. Für die Begründung einer doppelten Haushaltsführung genügt es beispielsweise nicht, wenn der Arbeitnehmer im Haushalt der Eltern ein oder mehrere Zimmer unentgeltlich nutzt.

Im Inland werden für eine doppelte Haushaltsführung ab 2014 die tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen Aufwendungen für die Nutzung der Wohnung, höchstens jedoch 1.000 Euro im Monat, anerkannt. Diese können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder, wenn der Arbeitnehmer die Aufwendungen selbst trägt, von ihm als Werbungskosten geltend gemacht werden. Die Nutzungskosten umfassen sämtliche angefallenen Aufwendungen wie Miete, Betriebskosten, Reinigungskosten, Zweitwohnungsteuer, gegebenenfalls Abschreibungen für Einrichtungsgegenstände, Rundfunkgebühren und Ausgaben für Fahrzeugstellplätze. Wird der Höchstbetrag in einem Monat nicht ausgeschöpft, ist eine Übertragung des Restbetrags auf andere Monate der doppelten Haushaltsführung möglich.

Alternativ kann der Arbeitgeber weiterhin die Kosten der Zweitwohnung im Inland ohne Einzelnachweis pauschal mit 20 Euro pro Tag für einen maximalen Zeitraum von drei Monaten und in der Folgezeit mit 5 Euro pro Tag steuerfrei erstatten.

Bei einer doppelten Haushaltsführung im Ausland gelten abweichende Bestimmungen. Dafür ist unverändert eine Angemessenheitsprüfung erforderlich. Maßstab ist nach Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs der Durchschnittsmietzins für eine bis zu 60 qm große, nach Lage und Ausstattung am Tätigkeitsort durchschnittliche Wohnung. Beispiel: Arbeitnehmer B wird für ein Jahr in die Londoner Filiale versetzt. Er nimmt sich eine 56 qm große Wohnung zu einem Mietpreis von umgerechnet 1.500 Euro. Der Durchschnittsmietzins für London beträgt umgerechnet 30 Euro je Quadratmeter.

Damit sind die Voraussetzungen für eine doppelte Haushaltsführung gegeben. Die Mietkosten kann B in voller Höhe steuerlich geltend machen, da die Wohnung kleiner als 60 qm ist und dem ortsüblichen Durchschnittsmietzins entspricht.

Im nächsten Teil der Serie lesen Sie: Steuerliches Reisekostenrecht für Unternehmer