08.20.2014

Teil 2: Die neuen Verpflegungspauschalen und Regeln bei Gewährung von Mahlzeiten

Serie: Reform des Reisekostenrechts ab 2014

Die neuen Verpflegungspauschalen und Regeln bei Gewährung von Mahlzeiten - L&W 2/2014 Foto: nmann77In der Ausgabe 1/2014 hatte Land & Wirtschaft über den neuen Begriff der ersten Tätigkeitsstätte und die steuerliche Berücksichtigung der Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte informiert. Der zweite Teil der Serie stellt die steuerliche Behandlung von Verpflegungsmehraufwendungen und die steuerlichen Regeln bei Gewährung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber dar.

Wird der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung oder seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig, liegt eine Auswärtstätigkeit vor. Hierzu gehören sowohl Dienstreisen als auch Fahrten zu ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auch Fahrttätigkeiten in einem Fahrzeug. Die dem Arbeitnehmer entstandenen Verpflegungskosten können als Werbungskosten geltend gemacht oder durch den Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

  • Verpflegungspauschalen als Werbungskosten
    Arbeitnehmer, die vorübergehend außerhalb ihrer Wohnung und ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig sind, können sich im Regelfall nicht so günstig wie zu Hause verpflegen. Das Einkommensteuergesetz sieht hier zur Abgeltung der tatsächlich entstandenen Mehraufwendungen Pauschalen vor, deren Höhe sich nach der Abwesenheitsdauer bestimmt. Ein Ansatz der tatsächlichen Aufwendungen ist ausgeschlossen.
    Nach der bis Ende 2013 geltenden Rechtslage gab es eine dreistufige Staffelung der Verpflegungspauschalen:

    6 Euro für eine Abwesenheit von 8 bis 14 Stunden,
    12 Euro für eine Abwesenheit von 14 bis 24 Stunden,
    24 Euro für eine Abwesenheit von 24 Stunden.

    Ab 2014 ist zwischen eintägigen und mehrtägigen Dienstreisen zu unterscheiden.
    Bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden beträgt die Verpflegungspauschale zwölf Euro. Dies gilt auch, wenn eine Dienstreise über Nacht und damit an zwei Kalendertagen ausgeübt wird, der Arbeitnehmer jedoch nicht übernachtet. Beispiel: Die Dienstreise beginnt am 16. Juni um 20 Uhr und endet ohne Übernachtung am 17. Juni um 6 Uhr. Die Abwesenheitsdauer beträgt zehn Stunden und die Verpflegungspauschale zwölf Euro.

    Ist ein Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrfach auswärts tätig, wenn er etwa als Vertreter mehrere Kunden besucht oder als Schlepperfahrer während der Ernte mittags zur Hofstelle fährt, werden die Abwesenheitszeiten zusammengerechnet.

    Bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtung kann sowohl für den Anreise- als auch für den Abreisetag ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale von jeweils zwölf Euro berücksichtigt werden. Für Kalendertage, an denen der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist, kann unverändert eine Pauschale in Höhe von 24 Euro als Werbungskosten angesetzt werden. Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten länderweise unterschiedliche Verpflegungspauschalen. Entsprechende Übersichten erhalten Sie in Ihrer Bezirksstelle.

 

  • Zeitliche Beschränkung – Dreimonatsfrist
    Nach wie vor ist der Abzug der Verpflegungspauschalen bei Auswärtstätigkeiten auf die ersten drei Monate der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Wird die Auswärtstätigkeit an der Tätigkeitsstätte für mindestens vier Wochen unterbrochen, führt dies zum Neubeginn der Dreimonatsfrist. Der Grund für die Unterbrechung ist unerheblich. Zu Unterbrechungen können daher sowohl betriebliche Gründe als auch – und das ist neu – private Gründe wie Urlaub oder Krankheit führen.

    Die Dreimonatsfrist beginnt grundsätzlich nur, wenn der Arbeitnehmer an mindestens drei Tagen wöchentlich an der auswärtigen Tätigkeitsstätte tätig wird. Besuchen daher Auszubildende zweimal wöchentlich die Berufsschule, kommt die Dreimonatsfrist nicht zur Anwendung.

    Beispiel: Erntehelfer E wird in zwei Betrieben eingesetzt. Betrieb A ist die erste Tätigkeitsstätte. Im Betrieb A ist er an drei Tagen und im Betrieb B an zwei Tagen in der Woche tätig. E hat für die Tage, an denen er im Betrieb B ist, Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen. Die Dreimonatsfrist kommt nicht zur Anwendung.

    Grundsätzlich keine Anwendung findet die Dreimonatsfrist bei einer beruflichen Tätigkeit auf mobilen betrieblichen Einrichtungen wie zum Beispiel Fahrzeugen, Flugzeugen oder Schiffen. Gleiches gilt für eine Tätigkeit in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet, zum Beispiel für Forstarbeiter, Zusteller oder Hafenarbeiter.

 

  • Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber
    Erhalten Arbeitnehmer während einer Dienstreise vom Arbeitgeber unentgeltliche Mahlzeiten, stellt dies einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil dar. Für übliche Mahlzeiten erfolgt die Bewertung des geldwerten Vorteils mit dem amtlichen Sachbezugswert. Dieser beträgt im Kalenderjahr 2014 für ein Frühstück 1,63 Euro und für ein Mittag- oder Abendessen jeweils drei Euro. Üblich sind Mahlzeiten bis zu einem Gesamtwert einschließlich Getränke und Trinkgeld von maximal 60 Euro inklusive Umsatzsteuer. Der Arbeitgeber hat seit 2014 zusätzlich die Mahlzeitengestellung im Lohnkonto zu vermerken und auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung den Großbuchstaben „M“ zu bescheinigen.

    Diese Bescheinigung unterbleibt, wenn Arbeitnehmer dem Grunde nach Anspruch auf eine steuerfreie Verpflegungspauschale haben. In diesen Fällen ist eine Kürzung der Verpflegungspauschalen vorzunehmen: für ein Frühstück 20 Prozent der für einen vollen Kalendertag gewährten Verpflegungspauschale und für ein Mittag- und/oder Abendessen jeweils 40 Prozent.
    Die Besteuerung der Mahlzeitengestellung bei Dienstreisen im Überblick:
    Verpflegungspauschale Tabelle - L&W 2/2014

    Übersteigen die Bruttogesamtkosten den Betrag von 60 Euro, sind die tatsächlichen Bewirtungskosten als geldwerter Vorteil zu versteuern.

    Nach den neuen Regelungen ist eine Kürzung der Verpflegungspauschale auch dann vorzunehmen, wenn der Arbeitnehmer an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung teilnimmt, etwa an einem Essen mit Geschäftskunden. Dies hat zur Folge, dass hier nach der Abwesenheitsdauer zu differenzieren ist. Hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Verpflegungspauschalen, entfällt eine Besteuerung; ansonsten ist die Pauschale wie oben dargestellt zu kürzen.

    Zuzahlungen des Arbeitnehmers mindern sowohl den geldwerten Vorteil als auch den Kürzungsbetrag.

    Hinweis
    Auch Arbeitgeber und Unternehmer haben Anspruch auf einen steuerlichen Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen. Näheres dazu erfahren Sie in einer der nächsten Ausgaben von Land & Wirtschaft.

 

  • Besonderheiten beim Kostenersatz durch Arbeitgeber
    Die Erstattung von Verpflegungsaufwendungen durch den Arbeitgeber kann bis zur Höhe der gesetzlichen Pauschalen steuerfrei erfolgen. Erstattet der Arbeitgeber aufgrund arbeits- oder tarifvertraglicher Regelungen höhere Beträge, besteht wie bisher die Möglichkeit, die übersteigenden Beträge mit 25 Prozent pauschal zu besteuern, soweit die Vergütung die steuerpflichtigen Verpflegungspauschalen um nicht mehr als das Doppelte übersteigt.

    Der Gesetzgeber hat ab 2014 darüber hinaus die Möglichkeit der Pauschalversteuerung mit 25 Prozent für mit dem Sachbezugswert bewertete Mahlzeiten geschaffen.

Im nächsten Teil der Serie: Berücksichtigung von Unterkunftskosten und doppelter Haushaltsführung.