05.26.2014

Teil 1: Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte

Serie: Reform des Reisekostenrechts ab 2014

Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte - L&W 1/2014 (Foto: nmann77)Die gesetzlichen Regelungen des steuerlichen Reisekostenrechts wurden mit Wirkung ab 2014 in wesentlichen Teilen umgestaltet. Zielsetzung der Neuregelung war eine Vereinfachung der steuerlichen Behandlung von Reisekosten. Dass dieses nicht ohne Weiteres gelungen ist, zeigt unter anderem, dass das Bundesfinanzministerium bereits ein 52-seitiges Anwendungsschreiben mit Erläuterungen herausgeben musste.
In einer neuen Serie von Land & Wirtschaft erfahren Sie, welche Kosten Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern während einer Auswärtstätigkeit steuerfrei erstatten, welche Kosten Arbeitnehmer als Werbungskosten absetzen können und was sich gegenüber den bisherigen Regelungen ändert. Der erste Teil informiert, wie Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte ab 2014 steuerlich zu berücksichtigen sind.


Zentraler Punkt der Neuregelung ist die gesetzliche Definition einer ersten Tätigkeitsstätte, die den bislang verwendeten Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte ersetzt. Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte und zurück können lediglich in Höhe der Entfernungspauschale von 0,30 Euro je Entfernungskilometer steuerlich berücksichtigt werden.
Alle übrigen betrieblichen oder beruflichen Fahrten stellen Dienstreisen im Rahmen einer Auswärtstätigkeit dar, die mit den tatsächlichen Kosten oder alternativ pauschal mit 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer (Hinund Rückfahrt) steuerlich berücksichtigt werden können. Alle Arten von Reisekosten, das heißt Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte und/oder Dienstreisen im Rahmen einer Auswärtstätigkeit, können entweder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder vom Arbeitnehmer im Rahmen der persönlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Eine erste Tätigkeitsstätte ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig anhand der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegung des Arbeitgebers. Bei fehlender oder nicht eindeutiger Zuordnung werden hilfsweise quantitative Kriterien herangezogen. Eine Einrichtung kann allerdings nur dann erste Tätigkeitsstätte sein, wenn der Arbeitnehmer an dieser entweder unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten tätig werden soll. Wie bisher bei der regelmäßigen Arbeitsstätte kann ein Arbeitnehmer maximal eine erste Tätigkeitsstätte haben.
 

  • Vorrangige arbeitsvertragliche oder dienstrechtliche Zuordnung
    Eine arbeitsvertragliche Zuordnung kann unabhängig vom zeitlichen Umfang sowie der Art der dort ausgeübten Tätigkeit erfolgen. Daher ist eine Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte auch dann möglich, wenn dort Tätigkeiten von untergeordneter Bedeutung, wie zum Beispiel Hilfs- und Nebentätigkeiten, vorbereitende Außendiensttätigkeiten ausgeübt oder dort lediglich Stundenzettel, Krankmeldungen etc. abgegeben werden. Die Zuordnungsentscheidung kann in Arbeitsoder Tarifverträgen, Einsatzplänen, Protokollnotizen, Reisekostenabrechnungen oder Organigrammen dokumentiert werden.
    Am Beispiel c) wird deutlich, dass eine arbeitsrechtliche Zuordnung für Arbeitnehmer auch ungünstig sein kann. Bislang hatten Kundendienstmonteure oder auch Bauarbeiter, die den Betriebssitz des Arbeitgebers lediglich für Hilfs- und Nebentätigkeiten aufsuchten, grundsätzlich keine regelmäßige Arbeitsstätte, d. h. sämtliche Fahrten stellten Dienstreisen dar. Arbeitgeber sollten daher prüfen, ob ab 2014 eine arbeitsrechtliche Zuordnung in allen Fällen steuerlich sinnvoll ist.
  • Zuordnung anhand quantitativer Kriterien
    Nur wenn eine dienstrechtliche Festlegung zu einer betrieblichen Einrichtung fehlt oder diese nicht eindeutig ist, wird die erste Tätigkeitsstätte anhand von quantitativen Kriterien ermittelt. Eine erste Tätigkeitsstätte liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser entweder typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage beziehungsweise mindestens ein Drittel der vereinbarten Arbeitszeit tätig werden soll. Dabei muss der Arbeitnehmer an der betrieblichen Einrichtung seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausüben. Hilfs- und Nebentätigkeiten sind im Rahmen der quantitativen Zuordnung nicht ausreichend. Auch nach neuem Recht ist zu beachten, dass ein häusliches Arbeitszimmer grundsätzlich keine erste Tätigkeitsstätte sein kann.
  • Besonderheiten bei Auswärtstätigkeiten: Sammelpunkt und weiträumiges Arbeitsgebiet
    Verfügen Arbeitnehmer über keine erste Tätigkeitsstätte, wie zum Beispiel häufig bei Seeleuten, Kundendienstmonteuren oder Lkw-Fahrern, sind sämtliche Fahrten der Arbeitnehmer als Auswärtstätigkeit zu beurteilen. Soll sich der Arbeitnehmer aber aufgrund einer dienstrechtlichen Anweisung dauerhaft typischerweise arbeitstäglich an einem festgelegten Ort, der keine erste Tätigkeitsstätte ist, einfinden, um von dort aus seine unterschiedlichen eigentlichen Einsatzorte aufzusuchen oder von dort aus seine berufliche Tätigkeit aufzunehmen, werden die Fahrten von der Wohnung zum Sammelpunkt steuerlich wie Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte behandelt. Entsprechend ist nur die Entfernungspauschale ansetzbar. Die Möglichkeit Verpflegungsmehraufwendungen oder Übernachtungskosten steuerwirksam anzusetzen, wird hierdurch nicht berührt. Gleiches gilt für die Fahrten zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet. Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet liegt vor, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung auf einer festgelegten Fläche und nicht innerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung ausgeübt werden soll, wie zum Beispiel bei orstarbeitern, Hafenarbeitern oder Zustellern. Auch in diesen Fällen kann für die Fahrten von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang des weiträumigen Tätigkeitsgebietes nur die Entfernungspauschale berücksichtigt werden. Für alle Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebietes und für die zusätzlichen Kilometer für die Fahrten von der Wohnung zu einem weiter entfernten Zugang können dagegen die tatsächlichen Aufwendungen oder der pauschale Kilometersatz von 0,30 Euro für jeden gefahrenen Kilometer angesetzt werden.

Beispiele für die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte

a) Arbeitnehmer A ist an vier Tagen in der Woche in der Filiale Kiel und an einem Tag in der Woche in der Filiale Flensburg eingesetzt.
Der Arbeitgeber bestimmt Flensburg als erste Tätigkeitsstätte. Erste Tätigkeitsstätte ist die Filiale in Flensburg, da A dort
arbeitsrechtlich dauerhaft zugeordnet ist.

b) Arbeitnehmer B ist unbefristet für den Standort Güstrow eingestellt. Zwischenzeitlich wird er mehrfach für Zeiträume zwischen
12 und 36 Monaten an andere Standorte versetzt. Güstrow bleibt auch während der befristeten Abordnung erste Tätigkeitsstätte.

c) Arbeitnehmer C ist ein Kundendienstmonteur und sucht den Betrieb des Arbeitgebers in Itzehoe regelmäßig morgens auf, um
den Firmenwagen samt Material abzuholen und Aufträge entgegenzunehmen oder Stundenzettel abzugeben. Der Arbeitgeber
hat C dem Betriebssitz in Itzehoe dauerhaft zugeordnet. Itzehoe ist aufgrund der dauerhaften Zuordnung erste Tätigkeitsstätte,
auch wenn dort nur Hilfstätigkeiten ausgeübt werden.

d) wie Beispiel c), jedoch hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer D keiner betrieblichen Einrichtung zugeordnet. D hat keine erste
Tätigkeitsstätte. Der Betrieb in Itzehoe wird auch durch das tägliche Aufsuchen nicht zur ersten Tätigkeitsstätte, weil D dort nicht
seine eigentliche berufliche Tätigkeit, sondern nur Nebentätigkeiten ausübt.

e) Arbeitnehmer E soll seine berufliche Tätigkeit an drei Tagen in der Woche im häuslichen Arbeitszimmer in Elmshorn ausüben und
an zwei Tagen wöchentlich an der betrieblichen Einrichtung in Lübeck tätig sein. Das häusliche Arbeitszimmer ist keine betriebliche
Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten und kann damit auch keine erste Tätigkeitsstätte sein. Erste Tätigkeitsstätte ist
Lübeck, da E dort an zwei vollen Tagen wöchentlich beruflich tätig ist.

f) Der Busfahrer F hat täglich das Busdepot aufzusuchen, um den Bus abzuholen und ihn nach Beendigung der Tätigkeit wieder im
Busdepot abzustellen. Allein das Abholen des Fahrzeugs führt nicht zu einer ersten Tätigkeitsstätte. Allerdings handelt es sich in
diesem Fall bei dem Busdepot um einen Sammelpunkt. F kann damit für die Fahrten von der Wohnung zum Busdepot nur die
Entfernungspauschale steuerlich geltend machen.

g) Im Arbeitsvertrag des Seemanns G, der täglich auf einem Fährschiff tätig ist, ist festgelegt, dass die Ein- und Ausschiffung von
dem gleichen Anleger in Rostock-Warnemünde erfolgen soll. Das Schiff ist keine erste Tätigkeitsstätte, da es sich nicht um eine
ortsfeste betriebliche Einrichtung handelt. Der Anleger stellt jedoch einen Sammelpunkt dar mit der Folge, dass für die Fahrten
von der Wohnung zum Anleger nur die Entfernungspauschale anzusetzen ist.

Im nächsten Teil der Serie: Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen